Brief nowej potrzeby
Ten układ pomaga zacząć od znaczenia projektu dla organizacji. Opisz zmianę, którą chcesz osiągnąć, oraz okoliczności, które sprawiają, że temat jest ważny właśnie teraz. Do każdej niewiadomej dopisz, kto może pomóc ją wyjaśnić.
- Cel: co powinno działać lepiej i dla kogo?
- Kontekst: jaki proces lub problem jest punktem wyjścia?
- Rezultat: co pozwoli uznać pracę za użyteczną?
- Ograniczenia: termin, zależności i udział innych zespołów.
Opis środowiska do oceny
Zakres techniczny powinien dawać wspólny obraz systemów i ich powiązań. Na początku wystarczy opis funkcji i kategorii zasobów. Szczegółową dokumentację oraz informacje wymagające ochrony można przekazać po uzgodnieniu sposobu wymiany.
- Systemy: jakie elementy obejmuje rozmowa?
- Zależności: z czym się łączą i od czego zależą?
- Odpowiedzialność: kto nimi zarządza i podejmuje decyzje?
- Pytania: co trzeba sprawdzić przed dalszą zmianą?
Ustalenia przed rozpoczęciem
Przed startem zbierz uzgodnienia w jednym miejscu i sprawdź ich zrozumienie z uczestnikami. Taka notatka pomaga później rozpoznać, czy pojawiła się zmiana zakresu oraz jakiego rodzaju decyzji wymaga.
- Zakres prac i oczekiwane materiały końcowe.
- Kontakty, sposób komunikacji i uprawnienia.
- Kryteria oceny rezultatu oraz termin przeglądu.
- Otwarte kwestie i osoby odpowiedzialne za ich wyjaśnienie.